کاغذ بخشی از زندگی روزمره ماست. مصرف کاغذ در زندگی شخصی ما چندان زیاد نیست، ولی مصرف آن در محیط کاری بسیار بیشتر از آن چیزی است که تصور می‌کنیم. شاید اگر به سالها قبل برگردیم، چاره ای جز مصرف بالای کاغذ در محیط کار خود نداشتیم. علیرغم اینکه می دانستیم تولید، توزیع، استفاده و دفع کاغذ به مقدار زیادی انرژی و مواد اولیه نیاز دارد و همچنین علیرغم هزینه های اضافی مرتبط با استفاده از کاغذ مانند چاپگرها، جوهر چاپگر، گیره‌های کاغذ، پوشه ها، قلم ها، هزینه های وقت و انرژی برای بایگانی و یافتن اسناد کاغذی که برای ما وجود داشته است، ولی در نهایت بیشتر از حد معینی نمی‌توانستیم در مصرف کاغذ صرفه‌جویی کنیم.
ولی امروز چطور؟ ما تا چه حد با استفاده از تکنولوژی و دنیای مدرن توانسته ایم دغدغه کاهش مصرف کاغذ را برطرف کنیم؟
امروزه با وجود بهترین روش ها، برنامه ها، سیستم‌های آنلاین و فضاهای ابری امکان استفاده حداقل کاغذ وجود دارد، فقط کافی است شرکتی به‌روز و مدرن باشید و دست از روش‌های سنتی و قدیمی بردارید. فقط کافی است باور داشته باشید که مصرف بیش از حد کاغذ به محیط زیست آسیب جدی می‌زند و در یک دفتر کار مدرن کاهش استفاده از آنها بسیار قابل اجرا است.
در میان انواع مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها، برخی هستند که به دلیل ماهیتشان استفاده بسیار بیشتری از کاغذ دارند. یکی از اینها، شرکت‌های تحقیقات بازاریابی هستند. این شرکت‌ها هر ساله مقادیر بسیار زیادی کاغذ را صرف تهیه پرسشنامه ها، فرم‌های کاغذی و بایگانی تمامی اسناد و مدارک خود می‌کنند.
شرکت راهبربازار نیز به عنوان یک شرکت تحقیقات بازاریابی تا چند سال پیش مصرف بسیار زیادی کاغذ داشته است؛ ولی با استفاده از شعار “مفید بودن ساده نیست” و با فرهنگ سازی در بین کارمندان خود برای حفظ محیط زیست تقریباً توانسته است تا 90% میزان مصرف کاغذ را در سازمان خود کاهش دهد. اولین گام در این مسیر روی آوردن به تکنولوژی و تبدیل راهبربازار به یک سازمان بسیار مدرن بوده است. ما با تلاش و کوشش در موارد زیر توانستیم به سرعت از قالب یک شرکت سنتی خارج شده و جلوه مدرن‌تری از خود را به تصویر بکشیم.
• استفاده از یک نرم‌افزار اختصاصی برای تهیه پرسشنامه های دیجیتالی
• استفاده از ابزارهای تبلت و لپ‌تاپ برای تکمیل پرسشنامه ها
• افزایش رایانه های رومیزی، لپ‌تاپها، تبلتها و تلفن‌ها برای تمامی سطوح کارمندان شرکت
• استفاده از فرم‌های دیجیتالی برای تمامی مراحل اجرای کار
• استفاده از فضاهای ابری برای ذخیره‌سازی فایلها
• استفاده از فایلهای مشترک
• اجرای قانون استفاده از هر دو روی کاغذ
• اجرای پرداخت‌های الکترونیک
• دریافت رسیدهای آنلاین
• استفاده از سطل‌های بازیافت کاغذ و تبدیل “بازیافت کاغذ” به یک نکته قابل توجه
• استفاده حداقل از پرینتر در صورت لزوم
• استفاده از اشتراک روزنامه ها و مجلات به صورت آنلاین
• استفاده از فضای خاصی برای اشتراک گذاری فایل‌ها (Google Docs) که همزمان امکان استفاده مشترک چند نفر به یک فایل را میسر می‌کند و همچنین امکان ردیابی تغییرات توسط هر شخص وجود دارد
• استفاده از پرتال‌های آنلاین اختصاصی برای مدیریت کارکرد پرسنل با امکان دسترسی از مکان و هر دستگاهی حتی با دسترسی به موبایل
• تشکیل محیط کار به صورت ترکیبی از افرادی که در محیط شرکت حضور دارند و افرادی که از راه دور کار می کنند
شرکت راهبربازار با دیجیتالی کردن بسیاری از جنبه های اداره سازمان خود، از مزایای کامل یک شرکت کاملاً مدرن برخوردار است. در حال حاضر با افزایش کارمندان از راه دور در شرکت راهبربازا به دلیل اپیدمی کوید 19، به دلیل استفاده بیشتر از امکانات تکنولوژی، صرفه جویی در مصرف کاغذ بیشتر از قبل نیز شده است. مهمترین مزایایی که شرکت ما با کاهش مصرف کاغذ به دست آورد، به شرح زیر است:
• کمک به جریان پیگیر جهانی حفظ محیط زیست
• پشتیبانی از منبع غیرقابل جبران فضای سبز
• حفظ ایمنی فایل‌ها، داده و اسنادی که در فضاهای ابری نگهداری می‌شوند
• گردش کار به صورت دیجیتالی که سبب افزایش سرعت کارها می‌شود
• کاهش هزینه خرید کاغذ
• کاهش هزینه‌های ذخیره سازی فایل‌ها
• کاهش هزینه‌های مدیریتی
• کاهش هزینه‌های چاپ

شاید اگر این فرهنگ از سال‌ها قبل جا می‌افتاد و افراد را مجبور می‌کردند که از کاغذها نهایت استفاده را ببرند، خدمت بزرگی به محیط زیست می شد. هنوز هم دیر نشده است و همکاری افراد حقیقی، شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌تواند از قطع درختان بیشماری جلوگیری کند.

امتیاز ما
*1//2//3//4//5*